업무는 커뮤니케이션의 연속 입니다. 회사 내부 동료들은 물론 외부 고객사, 협업 파트너들과도 다양한 방식으로 만남을 갖고 전화, 메일 등의 소통을 하게 되는데요, 이번 뉴스레터에서는 알아두면 언젠가는 도움이 되는 비즈니스 매너를 정리해 보았습니다. 우리 직원 여러분들께도 유용한 정보가 되길 바래요!

 

■ 비즈니스 메일 쓰기

1. 제목 정하기

간결하게 핵심만 요약해 주세요. 문장 나열은 가급적 피하고 단어로 정리합니다. 만약 긴급하거나 상대가 놓치지 말아야 한다면 ‘[긴급 요청 건]’ 등으로 표시할 수 있습니다. 사외로 메일을 보낼 때도 [회사명]을 제목 첫머리에 쓰면 받는 사람이 한 눈에 어디서 온 메일인지 파악할 수 있어요.

2. 본문 작성법

인사와 자기소개(이름 및 소속) 이후 핵심 내용을 간략히 작성합니다. 추가 설명이 필요하다면 숫자나 기호를 활용해 정리해 주시고, 중요한 부분은 볼드나 밑줄 효과를 넣어주어도 좋습니다. 회신이 필요한 경우 언제까지 회신을 해야 하는지 정확히 명시해 주세요. 메일을 계속 주고 받는다면, 긴급한 상황이 아닌 경우에는 간단한 안부 인사를 곁들이는 것도 좋은 매너입니다.

3. 참조와 숨은 참조

참조: 직접 수신인은 아니지만, 이메일 내용을 참고할 관련된 사람

숨은 참조: 관련 되었으나 상대방은 몰랐으면 하는 사람

4. 서명 넣기

메일 발송 시 명함 또는 소속 및 연락처 정보가 자동으로 첨부되게 설정해 주세요.

 

■ 명함 교환하기

1. 전달 순서

명함은 직급이 낮은 사람이 직급이 높은 사람에게 먼저 전달합니다. 만약 상급자와 동행한 미팅 자리라면, 상급자가 먼저 상대방과 명함을 교환한 후에 전달 드리면 됩니다. 

2. 전달 방향과 코멘트

명함은 상대방 입장에서 똑바로 읽을 수 있게 전달하며, 손가락으로 이름을 가리지 않게 주의해주세요. 전달하면서 소속과 이름을 함께 이야기 해주세요. 두 손으로 전달하는 것을 기본으로 하되 동시에 명함을 교환할 때는 오른손으로 건네고 왼손으로 받습니다.

3. 보관 하기

명함을 받으면 지갑에 바로 넣지 마세요. 받은 후 상대의 이름과 직급을 확인하여 대화 중 실수하지 않도록 하고, 미팅을 진행하는 동안은 테이블 위에 올려두는 것이 예의입니다. 미팅이 끝나고 나올 때 두고 오지 않도록 꼭 주의하세요!

 

■ 전화 매너

1. 이름과 소속을 먼저 밝히기

전화를 걸 때는 물론 받을 때에도 소속(회사명, 부서명)과 이름을 먼저 밝혀 상대방이 통화하고자 하는 사람이 내가 맞는지, 혹은 다른 사람을 원하는지 확인할 수 있도록 합니다.

2. 통화 가능 여부 확인하기

이름과 소속을 밝혔다면, “000 건으로 전화 드렸는데 지금 통화 가능하실까요?”라고 상대방의 상황을 확인합니다.

3. 할 말은 미리 정리하기

통화 시간은 나는 물론 상대방의 업무 시간이기도 합니다. 전화를 걸기 전 할말을 미리 정리해 두면 짧고 명료한 통화가 가능하겠죠? 통화 중에도 중요한 사항은 메모를 해두는 것이 좋습니다.

4. 이메일 활용하기

복잡한 내용은 간단히 통화 후 이메일로 자세한 내용을 추가 전달하는 것이 효과적입니다.

5. 대신 받았을 때

전화를 받아야 할 사람이 자리를 비워 대신 받았을 때, 화장실에 갔다고 해도 ‘화장실에 갔어요!’라고 말하기 보다는 “잠시 자리를 비웠습니다”, “미팅 중이신데 메모 남겨드릴까요?” 등으로 대처해 보세요.

6. 메모 남기기

전달 받는 사람이 파악하기 쉽도록 전화를 건 사람의 ①소속과 이름, 직급 ②회신 전화번호 ③간단한 용건 ④전화 받은 시각을 표시해 전달합니다.

 

■ 협업 매너

1. 협업 요청하기

업무 및 회사 생활을 하다 보면 여러 가지 일로 타 부서에 협조를 요청하게 되는 경우가 생깁니다. 단순히 “~해주세요” 보다는 ①무엇(어떤 아웃풋)을 왜 요청하는지 ②언제까지 필요한지 등의 내용을 상세하고 명확하게 전달해 주세요. 가능하면 상대방의 상황을 고려하여 요청 내용과 시간을 상의하고 조율 가능한 부분을 얘기해 주세요. 특별히 긴급한 건이라면 그 배경과 중요성에 대해 상대도 이해할 수 있도록 설명해 주는 것이 좋습니다.

2. 협업 요청을 받았을 때

같은 목표를 가지고 일을 하더라도, 각 부서별 관점과 상황에 따라 업무 진행 방식에 차이가 있을 수 있음을 이해해주세요. 다른 업무로 일정 조율이 필요한 경우 상황을 빨리 이야기 하고 대안을 찾도록 도와주세요.

 

이번 뉴스레터에서는 회사 생활에 필요한 다양한 비즈니스 매너에 대해 알아보았습니다. 이미 다 아는 것 같지만 자칫하면 실수하게 되는 비즈니스 매너, 한번 더 읽어보고 기억해두면 어떨까요? 

유동훈 대표님은 언더그라운드 해커로 시작해 시큐리온과 아이넷캅의 대표로 국내 정보보안 산업의 역사를 함께 하고 있는데요, 보안 기업을 운영한다는 것 그리고 국내 보안 산업과 보안 전문가의 비전에 대해 업계 선배로서 전할 수 있는 진솔한 이야기를 들어보았습니다.

 

페라리를 창업했던 엔초의 답변, ‘레이싱을 위해 만들었던 차를 팔았다’는 것과 비슷합니다. 이것 저것 만들기 좋아했던 워즈니악 역시 잡스를 만나면서 본인이 납땜질한 퍼스널 컴퓨터의 메인보드를 판매했지요.

저 또한 최초 창업(2001년) 당시에는 금전적인 걱정 없이 평생 해킹을 즐기기 위해 시작한 것이 지금으로 이어지고 있습니다. 다만 주객이 전도가 되어 해킹보다는 자본주의 사회에서 먹고 살기 미션을 수행하고 있네요.

 

국내 정보보안 산업이 오래 전과 비교했을 때 상당히 좋아진 환경임에도, 글로벌 보안 산업에 비하면 아직까지 갈 길이 멉니다.

이런 상황에서 어떤 판단을 할 것인지는 각자의 몫이라고 생각합니다. 가령 국내 상황에 대해 회의적인 시각을 가진 사람들은 아무래도 본인이 연구한 결과물을 인정받을 수 있는 해외로 진출을 모색하기도 하고요. 반대로 현 상황을 극복하고 변화시키고자 노력하는 사람들은 본인만의 회사를 창업하여 가고자 하는 방향으로 이끌어가는 모습도 보입니다.

돈을 벌려고 하는데 왜 보안을 하느냐는 말은 직원이 아닌 대표가 되어서도 항상 많이 듣는 말입니다. 그럼에도 불구하고 무언가를 지켜 나가기 위한 의무감과 함께 지키는 일을 하면서 보람을 느끼는 사람들도 있다고 이야기 하고 싶습니다.

 

솔직하게 이야기하자면, 대다수 기관과 기업의 담당자들은 여전히 보안을 투자라고 생각합니다. 그러면 국내 산업계에서 보안 전문가로의 진로를 고민해야 할까요?

다시 생각해보면 모두가 다 보안 전문가가 될 필요는 없습니다. 보안 전문 인력만으로 해결하기 어려운 문제들이 관련 업무에 종사하고 있는 개발진들과 연구자들, 해커들에 의해 해결되기도 합니다. 보안 전문가가 아니더라도 관련 업에 종사하고 있는 모두에게 주어진 과제이기 때문에 각자의 위치에서 역할에 맞게 조금씩 문제를 개선해나는 것이 더 바람직하다고 생각합니다.

정보보안은 이제 단순히 자산을 지키는 범위를 넘어서, 의료 기기 보안 등을 통해 생명을 지키기 위한 일로도 이어지고 있습니다. 그 일의 목적이 중요한 만큼 관여되어 있는 모두가 보안의 중요성을 인식하고, 보안 전문 인력들 또한 주위와 협력하여 문제를 해결하는 문화가 정착되면 좋겠습니다.

 

과거에는 모든 일을 사람이 처리해야 했습니다. 반복적인 일에만 업무 자동화를 적용했던 시절이 상당히 길었죠. 아직까지 사람이 처리해야 하는 일이 상당해 보이지만, 최근 들어서 업계 기술이 하루가 다르게 변화하고 있습니다.

조금만 생각해보면 누구나 쉽게 할 수 있는 일은 개선된 머신이나 업무 자동화가 가능한 AI가 대신 처리하는 흐름으로 갈 것임을 예상해볼 수 있습니다. 지속적으로 반복되는 쉬운 수준의 일은 머신의 몫이 될 것이고 머신이 해결하기 어려운 수준의 일은 반드시 그 분야의 전문가인 사람이 해결해야 되는 일로 명확하게 구분될 것입니다.

따라서 지금 당장 먹고 사는 고민보다도 향후 10년간 어떤 일에 매진해야 하는지를 진지하게 고민해보면 좋겠습니다.

  

 

이번 멤버 인터뷰의 주인공은 친근한 웃음으로 주변을 편안하게 만들어주는 분석팀 강호림 차장님입니다. 서울과 인천을 왔다 갔다 하며 바쁘게 분석팀을 이끌고 계신데요, 정작 자기소개는 ‘일관된 마음으로 놀고 싶은 직장인’ 이라고 하시네요! 차장님, 우리 모두 그래요!

 

안녕하세요. 분석팀 팀장직을 맡고 있는 강호림입니다. 아이넷캅에 다시 입사한지 벌써 8개월이 넘어가고 있네요. 간단하게 저를 소개하자면 아이 셋을 키우고 있는 직장인입니다. 열심히 일해야 하는 이유가 있어요. 주말에도 개인 시간 없이 아이들과 놀아주느라 항상 피곤을 느끼며 살고 있습니다.

개인 취미활동 시간도 많지 않아 자전거 출퇴근을 선택했어요. 집에서 회사까지 자전거로 1시간 거리 인데 이 시간 동안 운동과 재미를 모두 챙길 수 있어 좋았어요. 하지만, 7월부터 맞벌이를 시작하게 되며, 막내 아이 어린이집 픽업 시간 문제로 자출을 못하게 되었습니다. 언젠가 돌아올 육아 탈출의 날을 손꼽아 기다리고 있는 직장인 아저씨입니다.

(자기소개 하기전에 MBTI 처음 해봤습니다. INFP-A 나왔어요. 맞는거 같아요)

 

회사에서 진행하고 있는 KISA 신포상제 업무와, 악성코드 분석 등의 업무를 진행하고 있고, 주로신고 포상제 과업에서 신고된 보안 취약점을 검증하는 업무와 내부 평가하는 업무를 김재민 과장과 처리하고 있습니다. 악성코드 분석 업무 관련하여 정민규 대리에게 많이 바이패스하고 있죠. ㅎㅎ (정민규 대리님, 이원규 사원님 두 분께는 항상 감사해요!)

 

보안관련 분야에 관심을 가지게 된 건 고2 ~ 3쯤 이었던 걸로 기억합니다. 학교 마치고 PC방에서 스타크래프트, 채팅 등등 하면서 놀고 있는데 같이 있던 친구가 “저기(IRC) 가면 해커들 있다.” 라고 해서 호기심으로 해커들이 모여있던 ‘IRC 채팅방’에 입성한게 시작인 것 같아요. 인터넷에 ‘해킹’ 이라고 검색도 해보고 검은색과 빨간색으로 꾸며진 해킹관련 홈페이지에 ‘해킹 어떻게 하는 거에요.’라는 문의 글도 남겨보고, 주변 친구들 도움 받아 설렁설렁 공부해보다. 군대 전역하고 아이넷캅에 입사하면서 본격적으로 시작 했어요.

 

취약점 분석 업무의 가장 큰 매력이라면, 업무 자체가 재미있다는 겁니다. 게임으로 비유하면 남들이 없는 치트키를 가지고 게임을 하고 있는 기분? 이해가 안되고 모르는 환경이라도 취약점을 분석하기 위한 끈기를 갖추고 있다면 훌륭한 분석가가 될 수 있다고 생각해요.

20~23년 전 처음 공부 할 때의 이야기 하나 소개해 드릴게요.

집에서 밤에 지인과 공부를 하고 있는데 이 녀석이 제 PC로 police.go.kr 홈페이지 접속했고, 여기를 해킹해보겠다고 하면서 공지사항 게시판에 웹쉘 업로드 공격을 시도했어요. 결과적으로 서버 장악에는 실패했지만, 공지사항에 공격코드가 포함된 게시글이 작성된 거죠. 그런데 이 게시글 삭제 실패. 너무 당황해서 새벽 3시까지 지우려고 시도하다 실패 했고, 너무 졸려서 그냥 잤어요.

아침 9시 정도에 누군가 초인종을 누르고 문을 쿵쿵쿵 두드리는 소리에 일어났습니다. 이때 경찰서 잡혀가면 뭐라고 하지…등등 오만 생각이 다 들었어요. 다행히 경찰은 아니었고 택배였습니다. IRC 채팅방에 전후 사정 이야기 했더니 형님들이 글 지워줘서 살았어요. 그 후로 엄한 짓 절대 안 합니다. 그때 도와주신 분 중 한 분이 다음달에 다시 입사하신다고 합니다.

 

돌아다니며 모의해킹 컨설팅 하는 업무도 나쁘지 않지만, 회사에 내자리 앉아서 정년퇴직까지 업무 하는 거요. (웃음)

 

동료들과 항상 친구처럼 편하고, 즐겁게 일 하는 것이 목표입니다. 함께 일하면서 업무에 어려움을 느끼거나 개선할 점 또는 도움이 필요하다면 편하게 이야기 해주시면 됩니다.

 

■ 메일 쓸 때: 아보카도 https://avocadomail.co.kr/mail

쉽지 않은 비즈니스 메일 쓰기. 특히 외부 관계자들과 메일을 주고 받을 때면 어떤 톤 앤 매너로 메일을 작성해야 좀 더 프로다운 모습을 보일 수 있을지 고민되기도 하는데요, 메일 쓰기에 어려움을 느낀다면 비즈니스 메일 템플릿을 다수 제공하는 ‘아보카도’를 추천합니다.

다양한 직군, 다양한 상황에서 활용할 수 있는 샘플이 있는데요, 관리팀에 유용한 각종 안내/공지문부터 문의/컨펌, 보고/답변, 사과/수습, 심지어 영문 메일까지 템플릿을 제공하니 알아두면 급할때 참고하기 좋아요.

AI를 활용한 기획서 작성, 면접 질문 작성 등의 다양한 업무 툴도 준비되어 있는데요, 다만 활용 시 업무상 민감한 정보가 유출되지 않도록 주의해야 한다는 점 기억해주세요!

 

■ 명함관리: 리멤버

직장인 필수 앱으로 유명한 명함 관리 앱 입니다. 명함을 찍기만 하면 자동으로 리스트업 될 뿐 아니라 전화가 올 때 발신자의 명함이 표시되게 할 수도 있어서, 비즈니스 상황에서 상대방이 누군지 몰라 실수할 확률을 줄여줍니다. 상대방이 이직을 했을 때에도 정보가 자동으로 업데이트 되어 편리해요.

‘모임주소록’ 기능은 누구나 만들 수 있는데요, 동문회나 각종 네트워크 모임의 주소록을 만들면 회원들이 모두 등록된 명함을 열람할 수 있습니다.

그 외에 직장인들을 위한 ‘커뮤니티’, 뉴스브리핑과 주제별로 유용한 정보 및 읽을거리를 제공하는 ‘나우’메뉴, 채용공고 및 이력서 관리까지 다양한 기능이 준비되어 있어요.

 

■ 메모 및 회의록: 삼성노트

요즘은 회의록 작성에 도움이 되는 다양한 앱이 있는데요, 노션이나 에버노트 등이 유명합니다. 그런데 기본 앱인 삼성노트에도 생각보다 다양한 기능이 있다는 사실, 알고 계신가요?

갤럭시 노트는 단순 메모로만 사용하기 아까울 정도입니다. ‘폴더’기능을 제공해서 카테고리 별로 노트를 구분해 둘 수 있고, ‘노트스타일’ 설정을 통해 무선 노트, 유선 노트, 모눈종이, To-do list, 일간/주간/월간 플래너, 심지어 이력서에 이르기까지 다양한 템플릿을 골라 활용할 수 있어요. 자동 저장과 삼성 클라우드, 마이크로소프트 원노트 동기화 기능은 물론 작성 파일을 PDF, 워드, PPT 파일로 저장하거나 인쇄하는 것도 가능합니다.

업무에 특히 유용한 기능으로 ‘공유노트’ 기능을 꼽을 수 있는데요, 개별 노트 또는 전체 노트함을 다른 사람들과 공유하여 동시에 편집할 수 있으니 잘 활용하면 좋겠죠?